Lieferschein und Rechnung stimmen nicht überein: Was tun?

Wenn Lieferschein und Rechnung nicht übereinstimmen, gilt: erst prüfen, dann zahlen. Vergleichen Sie Rechnung, Lieferschein und Bestellung Position für Position, melden Sie die Abweichung dem Lieferanten sofort schriftlich mit Belegnummer, Position und Betrag und bitten Sie um eine korrigierte Rechnung. Zahlen Sie den unstrittigen Teil, den strittigen erst nach Klärung.

Stand: Oktober 2026. Dieser Artikel ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Alle Zahlenbeispiele sind fiktiv.

Veröffentlicht von Veridock

Der Fall: Ein Elektrobetrieb, eine Baustelle, drei Belege

Ein Elektrobetrieb baut eine Zahnarztpraxis um. Vom Elektrogroßhandel liegen drei Belege vor: Auftragsbestätigung AB-2291 vom 2. Oktober mit den vereinbarten Preisen, Lieferschein LS-78412 vom 9. Oktober, auf der Baustelle abgezeichnet, und Rechnung R-10457 vom 13. Oktober über 938,60 € netto (1.116,93 € brutto). Der Lieferschein liegt im Bauwagen, die Rechnung im Büro. In diesem Abstand entstehen die meisten Fehler.

Befund: Die vier typischen Abweichungen zwischen Lieferschein und Rechnung

Fast jede falsche Lieferantenrechnung geht auf eine von vier Ursachen zurück. Die Beispiele stammen aus den Lieferungen desselben Großhändlers auf diese Baustelle; jede Zeile steht wie in einem Prüfvermerk: Gegenstand, Befund, Differenz, Stelle im Original.

Maßstab für die Menge ist der Lieferschein, Maßstab für den Preis die Vereinbarung aus Angebot, Bestellung oder Auftragsbestätigung; eine Preisänderung nach der Bestellung ist nur wirksam, wenn sie vereinbart wurde. Ein ähnlicher Artikel ist nicht der bestellte – wer den Ersatz nicht ausdrücklich angenommen hat, muss den Mehrpreis nicht hinnehmen. Die Doppelberechnung fällt am seltensten auf, weil jede Rechnung für sich stimmig aussieht.

Prüfen Sie selbst: Lieferschein gegen Rechnung

Fünf Positionen aus dem Fall. Eine Abweichung. Finden Sie sie.

Zahlung: Erst prüfen, dann zahlen

Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung, kein Beweis dafür, dass der Betrag stimmt. Geschuldet ist grundsätzlich das, was vereinbart und geliefert wurde. Wer eine Abweichung findet, sollte deshalb nicht überweisen und später zurückfordern. Ein vorsichtiger Weg:

• Den unstrittigen Teil fristgerecht bezahlen – im Fall 1.099,08 € brutto. So bleiben Skonto und Lieferantenverhältnis erhalten.
• Den strittigen Teil (17,85 €) zurückhalten und dem Lieferanten gleichzeitig schriftlich mitteilen, warum. Sonst sieht der Betrag wie eine versäumte Zahlung aus.
• Nach Eingang der korrigierten Rechnung den Rest begleichen.

Ob und in welcher Höhe ein Betrag im Einzelfall zurückgehalten werden darf, hängt vom Vertrag und von den vereinbarten Zahlungsbedingungen ab. Bei größeren Beträgen oder Streit lohnt eine kurze Rückfrage beim Rechtsbeistand.

Frist: Rügepflicht nach § 377 HGB

Zwischen Unternehmen gilt eine Regel, die viele kleine Betriebe nicht kennen und die teuer werden kann: die Untersuchungs- und Rügepflicht aus § 377 HGB.

Was das Gesetz verlangt:

• Ist der Kauf für beide Seiten ein Handelsgeschäft, muss der Käufer die Ware unverzüglich nach der Ablieferung untersuchen, soweit das im ordentlichen Geschäftsgang möglich ist.
• Zeigt sich ein Mangel, ist er dem Verkäufer unverzüglich anzuzeigen. Unterbleibt die Anzeige, gilt die Ware als genehmigt.
• Ein verdeckter Mangel, der bei der Untersuchung nicht erkennbar war, muss unverzüglich nach seiner Entdeckung angezeigt werden, sonst gilt die Ware auch insoweit als genehmigt.
• Zur Wahrung der Frist genügt die rechtzeitige Absendung der Anzeige.
• Hat der Verkäufer den Mangel arglistig verschwiegen, kann er sich nicht auf die versäumte Rüge berufen.

Was „unverzüglich“ praktisch heißt: Das Gesetz nennt keine Tage. Gerichte und Fachliteratur gehen bei offensichtlichen Mängeln von einer Rügefrist von wenigen Werktagen aus; bei verderblicher Ware von Stunden. Das Oberlandesgericht Hamburg hielt in einem Fall um falsch gelieferte Fassadenplatten eine Rüge 17 Tage nach der Lieferung für verspätet und stellte klar, dass auch eine offensichtliche Falschlieferung gerügt werden muss (OLG Hamburg, Urteil vom 15.11.2019, Az. 8 U 75/19). Für den Fall heißt das: Die tiefe Dose als Ersatz kam mit LS-78640 am 14. Oktober. Wer das erst beim Monatsabschluss bemerkt, ist häufig schon zu spät.

Für wen die Regel gilt: Nur, wenn beide Seiten Kaufleute sind, also bei einem beiderseitigen Handelsgeschäft. Großhandel, Baustoffhandel oder Getränkelieferanten sind fast immer Kaufleute. Auf Käuferseite gilt das sicher für GmbH, UG und im Handelsregister eingetragene Betriebe; bei kleinen Einzelunternehmen hängt es von Art und Umfang des Betriebs ab. Im Zweifel ist es am sichersten, so zu handeln, als gälte die Regel. Wer die Ware ausdrücklich als Ersatz oder in abweichender Menge annimmt, hat weniger Spielraum, später zu reklamieren.

Was die Rüge nicht betrifft: Ein reiner Abrechnungsfehler bei korrekt gelieferter Ware – wie die zwei zu viel berechneten Kabelkanäle aus dem Rätsel – ist kein Mangel der Ware. Trotzdem gilt auch hier: je früher die Reklamation, desto leichter die Korrektur.

Reklamation: Was in die Mitteilung an den Lieferanten gehört

Eine gute Reklamation ist kurz, sachlich und ohne Rückfrage nachvollziehbar. Sie enthält dieselben Angaben wie ein Prüfvermerk:

1. Belege: Rechnungs- und Lieferscheinnummer mit Datum, bei Preisabweichungen auch Angebots- oder Bestellnummer.
2. Gegenstand: Position, Artikelnummer, Bezeichnung.
3. Befund: Soll gegen Ist – gelieferte gegen berechnete Menge, vereinbarter gegen berechneten Preis.
4. Differenz: netto und brutto.
5. Ergebnis: Bitte um Korrekturrechnung oder Gutschrift mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung; Hinweis auf Zahlung des unstrittigen und Zurückhalten des strittigen Betrags.

Schriftform ist nicht vorgeschrieben, aber dringend zu empfehlen: Eine E-Mail mit Datum belegt die rechtzeitige Rüge. Der abgezeichnete Lieferschein und Fotos vom Wareneingang gehören in den Anhang.

Vorlage: Reklamation per E-Mail

Ausgefüllt mit den Zahlen aus dem Fall; Belegnummern, Position und Beträge ersetzen Sie durch Ihre eigenen.

Betreff: Rechnung Nr. R-10457 vom 13.10.2026 – Abweichung zu Lieferschein Nr. LS-78412

Sehr geehrte Damen und Herren,

bei der Prüfung Ihrer Rechnung Nr. R-10457 vom 13.10.2026 haben wir folgende Abweichung zum Lieferschein Nr. LS-78412 vom 09.10.2026 festgestellt:

Position 4, Kabelkanal 40×60 mm, 2 m: berechnet 32 Stück, laut Lieferschein 30 Stück. Differenz: 15,00 € netto, 17,85 € brutto.

Wir bitten um eine korrigierte Rechnung oder eine Gutschrift über den Differenzbetrag mit Bezug auf die oben genannte Rechnung. Den unstrittigen Betrag von 1.099,08 € überweisen wir zum Fälligkeitstermin; den Differenzbetrag halten wir bis zum Eingang der Korrektur zurück.

Den abgezeichneten Lieferschein finden Sie im Anhang.

Mit freundlichen Grüßen
[Name, Firma, Telefon]

Bei einer Doppelberechnung werden beide Rechnungsnummern genannt und die Stornierung der zweiten Rechnung erbeten.

Übersehen: Was beim Prüfen von Hand durchrutscht

Die zwei Kabelkanäle findet jeder, der die Belege nebeneinanderlegt. Die teuren Fälle stehen nicht auf einer Rechnung falsch, sondern zwischen den Belegen.

Teillieferung mit Nachlauf. Lieferschein LS-78640 vom 14. Oktober vermerkt bei den Leuchten „8 Stk, 5 geliefert, 3 folgen“. Rechnung R-10488 berechnet 8. Die 3 Leuchten kommen später mit eigenem Lieferschein und Rechnung R-10533 über 3 × 29,50 €. Jede Rechnung sieht plausibel aus; 88,50 € netto sind doppelt berechnet.

Ersatzartikel. „Ersatz“ steht auf dem Lieferschein, nicht auf der Rechnung. Dort steht nur die neue Artikelnummer mit dem höheren Preis – erkennbar nur im Vergleich mit der Auftragsbestätigung.

Abschlags- und Schlussrechnung. Auf die Schaltschrankkomponenten zahlt der Betrieb 2.400 € Abschlag. Die Schlussrechnung weist den Gesamtbetrag ohne Abzug aus. Wer sie nur gegen den Lieferschein prüft, zahlt 2.400 € zweimal.

Neue Bankverbindung. Im Fuß von R-10457 steht eine andere IBAN als auf den elf Rechnungen davor. Das kann richtig sein – es ist aber auch das übliche Muster, wenn ein Postfach des Lieferanten übernommen wurde. Die Prüfung: Rückruf unter der bekannten Nummer aus der Kundendatei, nicht unter der Nummer auf der Rechnung. Bis dahin keine Überweisung an die neue IBAN.

Alle vier Fälle werden nur sichtbar, wenn mehr als zwei Belege auf dem Tisch liegen: Bestellung, alle Lieferscheine zum Vorgang, alle Rechnungen des Lieferanten, die bisherige Bankverbindung.

Steuer: Rechnungskorrektur und Vorsteuer

Eine fehlerhafte Rechnung ist nicht nur ein Zahlungsproblem, sondern auch ein steuerliches. Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Ist die Umsatzsteuer zu hoch ausgewiesen, etwa weil eine zu große Menge berechnet wurde, darf nach allgemeiner Auffassung nur die gesetzlich geschuldete Steuer als Vorsteuer abgezogen werden, nicht der ausgewiesene höhere Betrag (§ 14c und § 15 UStG).

Die Korrektur kann nur der Rechnungsaussteller vornehmen. Üblich sind zwei Wege: eine berichtigte Rechnung, die die alte ersetzt, oder ein Korrekturbeleg (im Sprachgebrauch oft „Gutschrift“ genannt), der sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Die fehlerhafte Rechnung darf nicht einfach von Hand geändert werden. Wie die Korrektur im Einzelfall gebucht wird und ob ein Korrekturbeleg besser als „Rechnungskorrektur“ statt „Gutschrift“ bezeichnet werden sollte, klärt am besten der Steuerberater.

Aufwand: Was die Prüfung von Hand kostet (Schätzung)

Eine Schätzung mit fiktiven Annahmen – setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein.

Ein einziger nicht abgezogener Abschlag zahlt das Jahr. Das Problem ist nicht der Aufwand, sondern dass er an einem Tag mit zwei Baustellen als Erstes liegen bleibt.

Routine: Wie der Abgleich nicht mehr liegen bleibt

• Beim Wareneingang: Lieferschein gegen die Lieferung zählen, Abweichungen darauf notieren, abzeichnen, Datum dazu. Bei Fehlmengen, Schäden oder „Ersatz“ ein Handyfoto.
• Am selben Tag: Lieferschein als Foto ans Büro. Abweichungen sofort dem Lieferanten melden, nicht erst mit der Rechnung.
• Bei Rechnungseingang: Position für Position gegen Lieferschein und Bestellung: Artikel, Menge, Einzelpreis, Rabatt, Pfand oder Leergut, Abschläge, Summe, Bankverbindung. Erst dann freigeben.
• Monatlich: Alle Rechnungen eines Lieferanten auf doppelte Lieferdaten oder Lieferscheinnummern durchsehen.
• Immer: Lieferschein, Bestellung und Rechnung zusammen ablegen.

Veröffentlicht von Veridock. Stand: Oktober 2026. Keine Rechts- oder Steuerberatung. Alle Zahlenbeispiele sind fiktiv.

Quellen

• § 377 HGB, Untersuchungs- und Rügepflicht beim Handelskauf
• § 434 BGB, Sachmangel (Abs. 5: Lieferung einer anderen Sache steht dem Sachmangel gleich)
• § 14c UStG, unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
• § 15 UStG, Vorsteuerabzug
• OLG Hamburg, Urteil vom 15.11.2019, Az. 8 U 75/19 (Rügepflicht bei Falschlieferung; Rüge nach 17 bzw. 30 Tagen verspätet), Volltext bei ra-kotz.de: https://www.ra-kotz.de/werklieferungsvertrag-ruegeobliegenheit-bei-falschlieferung.htm
• Haufe: Untersuchungs- und Rügeobliegenheit im B2B-Bereich (Fristen, verdeckte Mängel, OLG Bremen 2 U 32/20): https://www.haufe.de/recht/weitere-rechtsgebiete/wirtschaftsrecht/untersuchungs-und-ruegeobliegenheit-im-b2b-bereich_210_634816.html
• Haufe: Rechnungsberichtigung bei unrichtig oder unberechtigt ausgewiesener Umsatzsteuer (nur gesetzlich geschuldete Steuer abziehbar; Berichtigung nur durch den Aussteller): https://www.haufe.de/finance/steuern-finanzen/rechnungsberichtigung-umsatzsteuer-falsch-ausgewiesen-was-tun_190_129472.html
• IT-Recht Kanzlei: B2B-Gewährleistung und Mängelrüge (beiderseitiges Handelsgeschäft, Richtwerte 1–2 Werktage): https://www.it-recht-kanzlei.de/b2b-gewaehrleistung-maengelruege-pflicht.html